Notasjonsformer for prosessanalyse

Det er et utall måter å gjennomføre prosessanalyse på. De aller fleste har et sett med fellestrekk som er standardiserte, som både omfatter metodeverk for analysering og notasjon og beskrivelse av prosessene. Personlig er jeg tilhenger av å gjøre ting enkelt og forståelig for de aller fleste, og da ryker en del av de mer komplekse metodeverkene og notasjonsformene. Jeg har derfor tatt for meg de mer generelle notasjonsformene og forsøkt å illustrere metode og notasjonsform på en enkel og kortfattet måte.

BPMN 1.2 standard

Business Process Modeling Notation (BPMN) er en standardisert notasjonsform for å beskrive arbeidsprosesser. Modellen har flere sett med symboler som i rimelig detalj illustrerer hvordan prosessen fungerer. Ulempen er at det blir mer komplekst å bruke for de aller fleste som ikke er spesialister på prosessanalyse. Illustrasjonen under viser en svært enkel prosess der delprosess A kan ha 2 resultater som enten skal behandles videre i delprosess B1 eller B2. Pluss-symbolet i delprosess B1 illustrere at det er flere støtteprosesser innenfor delprosessen.

Dette eksempelet er et typisk eksempel på avvikshåndtering. Hvis alt er som det skal i Task A vil Task B2 utføres før prosessen avsluttes. Hvis det viser seg at resultatet av Task A er et avvik fra standarden så iverksettes en eller flere prosesser i Task B1 før Task C gjennomføres og varsler om avvik.

Illustrasjonen omfatter kun en liten del av notasjonsformen og et svært lite antall symboler er brukt. Allikevel bør det gi en god visualisering av hvordan BPMN kan brukes for å lage svært detaljerte prosessdiagrammer.

IDEF0

Dette er en notasjonsform som er enkel å bruke og som samtidig er avansert nok til å håndtere større prosessdiagrammer. Modellen er hierarkisk bygget med hovedprosesser, delprosesser og støtteprosesser og kan detaljeres i svært stor grad. Notasjonsformen baserer seg på følgende:

Input/trigger er bidraget inn i prosessen og er ofte enten en hendelse (trigger) eller resultatet av en annen prosess (input).

Resources er ressurser som brukes i eller påvirker gjennomføringen av prosessen men som ikke forbrukes. Det kan være hjelpemidler, menneskelige ressurser eller andre bidrag.

Requirements er utenforstående krav eller rammevilkår som regulerer hvordan prosessen skal gjennomføres. Interne policyer, lover og retningslinjer er typiske rammevilkår for en prosess.

Process Name er navnet på selve prosessen beskrevet som et verb eller en handling. “Godkjenning av budsjett” kan være et typisk prosessnavn på en hovedprosess, som kan deles opp i en rekke mindre delprosesser og støtteprosesser.

Output/result er det som kommer ut av prosessen og som er selve hensikten med å utføre prosessen. Ofte er resultatet av en prosess bidraget (input) til en ny prosess før prosessen til slutt ender opp som fullført.

I et normalt prosessdiagram vil disse prosessene henges sammen der resultatet av en prosess er bidraget til en ny prosess. I tillegg detaljeres ofte en hovedprosess og stykkes opp i flere delprosesser eller støtteprosesser. Disse underliggende prosessene er ofte benevnt som arbeidsprosesser da de ikke i seg selv er avhengig av å være en del av en større prosess. De har med andre ord ingen hensikt hvis de utføres som en selvstendig prosess.

RISS

Så vidt meg bekjent så er RISS en norsk notasjonsform som gir et overordnet bilde av en arbeidsflyt eller en prosess. Et RISS-diagram er en matrise som baserer seg på forholdet mellom tilstand, roller og handlinger. Dette gjør at diagrammene blir enkle å lese og samtidig gir et godt bilde av forholdet mellom de ulike elementene. Følgende diagram er et fiktivt RISS-diagram for der prosessen involverer 4 ulike roller på ulike tidspunkter.

Jeg tror de aller fleste vil finne diagrammet intuitivt forståelig og det er sjeldent behov for lange utredninger. De grå boksene representerer en støtteprosess, de hvite representerer en tilstand mens overføringen mellom dem representerer en handling. Modellen er imidlertid lite detaljert og man ser ikke alltid hvilke ressurser som kreves og forutsetninger som må ligge til grunn for at en handling skal kunne utføres. Dersom det er behov for å illustrere paralellprosessering er det riktig nok mulig å bruke modellen, men det kan fort bli komplekse illustrasjonen som ikke lenger er like lett å lese.

Advertisement