S.A.F.E. S.H.I.F.T.

Det er ikke akkurat “rocket sience”, men det viser seg ofte at innføring av ny teknologi feiler på de samme områdene på nytt og på nytt. Min oppfatning er at man fremdeles har for høy fokus på det teknologiske og ikke minst skal innføre teknologi etter “revolusjonsmetoden”, som innebærer at dette nye skal revolusjonere hvordan virksomheten bruker teknologi og skal være altomfattende.

Helt siden man begynte å bruke teknologi som støtte i vanlige arbeidsprosesser har det vært allment kjent at; “et hvert system er like bra som brukeren som benytter det”. Ergo er man nødt til å ha brukerperspektivet i fokus hele tiden, og med dette som basis har jeg laget en huskeliste når ny teknologi skal innføres.

SAFE SHIFT (sikkert bytte) er 9 av mine råd for hvordan ny teknologi bør designes og innføres på et generelt grunnlag. Skal dette benyttes i en virksomhet bør det spisses og tilpasses i forhold til interne forhold i virksomheten.

Pass på så ikke den siste F-en glemmes! Da ender du opp med Safe shit!

STANDARD

Standardisering er viktig. Ikke bare for teknologien sin del, men også for brukeren. Store endringer i hvordan programmer, funksjoner og tjenester brukes forvirrer brukere. Jo mer enhetlig og standardisert den teknologiske hverdagen er, jo enklere er det for brukeren.

Teknologisk er det viktig å bruke standardiserte og åpne løsninger slik at disse kan endres, utvides og tilpasses over tid uten å måtte bytte ut hele systemer og plattformer. For å kunne integrere systemer og datakilder er det en forutsetning å benytte åpne og anerkjente standarder.

AGILE

Endringer i de teknologiske verktøyene er et stort uromoment for brukere. Det er derfor viktig å gjøre overgangen så smidig som mulig. En stor endring er i seg selv utfordrene for både brukere og teknisk personell. Sannsynligheten for at brukere synes ting er vanskelig er stor, og risikoen for tekniske feil er eksponensiell etter hvert som endringene blir større og mer omfattende.

Sørg derfor å gjennomføre større endringer i midre biter slik at overgangen ikke blir for stor og vær kvalitetsbevisst slik at det ikke oppleves masse feil med teknologien.

FLEXIBLE

Det som var viktig i går er glemt i dag og fokus har totalt endret seg. Slik oppleves ofte en moderne virksomhet med høyt tempo og god dynamikk. Dette skaper utfordringer for teknologien, som hele tiden skal holde tritt med endringene som skjer i virksomheter.

Sørg derfor alltid for fleksibilitet i teknologiske løsninger. Verktøy og løsninger må hele tiden kunne tilpasses brukernes reelle behov uten å måtte bytte løsning.

EXTENSIBLE

Skal man klare å holde tritt med krav og forventninger fra organisasjonen og brukerne er det vesentlig at løsninger kan utvides til å dekke nye og endrede behov uten å måtte bytte ut en hel løsning eller plattform.

Sørg derfor at teknologiske løsninger kan bygges videre på for å dekke potensielle fremtidige behov.

SIMPLE

Kompleksitet medfører ofte frustrasjon hos brukere. Blir teknologien for vanskelig eller uten tilknytning til arbeidsprosessene vil den ikke bli brukt. Samtidig vil kompleksitet ofte generere merarbeid og utfordringer for drift og videreutvikling av løsninger. Tekniske feil oppstår oftere og oftere dess mer komplekse løsningene blir.

Hold ting så enkelt som mulig for brukerne og begrens kompleksiteten for teknikerne. Handlingsorienterte verktøy er erfaringsmessig de enkleste og mest intuitive å bruke.

HIGH VALUE

Enhver innføring av ny teknologi skal medføre en eller annen form for reell verdi. Det er derfor viktig å ha klart for seg hva slags bruksmessig og/eller virksomhetsorientert verdi teknologien skal gi.

Fokuser derfor på de elementene som gir størst verdi. Ikke nødvendigvis økonomiske verdier, men vel så gjerne organisatoriske, forretningsmessige eller bruksmessige verdier.

ITERATIV IMPLEMENTATION

Evigvarende innføringsprosjekter er dessverre ikke noe nytt. Ofte blir prosjektene for omfattende og ender opp ute av kontroll, spesielt ettersom behovene også endres over tid og det som var utgangspunktet for prosjektet ikke lenger er relevant.

Bruk derfor en iterativ prosess for å innføre teknologi. Del opp innføringen i små men selvstendige deler og innfør hver enkelt del for seg.

FUTURE ORIENTED

Fremtidsrettet er teknologisk ikke nødvendigvis alltid riktig. Er nye teknologiske hjelpemidler for innovative kan det fort bli for vanskelig for brukere å henge med. Definer et tenkt fremtidig behovsorientert scenario og innfør teknologien i denne retningen. Er løsningene modulære, standardiserte, dynamiske og fleksible vil endringer i dette teknte scenariet kunne støttes av teknologien.

Sørg derfor for å ha et godt definert og kommunisert langsiktig mål og iverksett mindre tiltak for å nå dette målet.

TRAIN USERS

Som nevnt innledningsvis er ingen teknologiske verktøy bedre enn de som bruker det. Brukerne må derfor få god opplæring og ha kontinuerlig tilgang til hjelp. Tradisjonell undervisning i kombinasjon med e-læring, nano-læring, tips og triks, kunnskapsbaser og hjelpetekster gir en god miks av opplæringstilbud. Pass på ikke å gi brukerne opplæring for tidlig i forhold til innføring, og gi bare opplæring i forhold til brukernes reelle behov.

Gi derfor brukere god opplæring og kontinuerlig tilgang til hjelpe og støttefunksjoner. Bruk gjerne flere forskjellige metoder og verktøy da brukere oftest har forskjellige opplæringsbehov og læringskurve.

Advertisement